Historias de éxito: CGC y nuestro portal de aprendizaje online

 

Habilitando la autogestión de los proveedores

En el marco de la implementación de un programa de digitalización, CGC (Compañía General de Combustibles) incorporó un Portal de Proveedores para agilizar y mejorar el procesamiento de las facturas. La decisión de automatizar y digitalizar la gestión de comprobantes a través de un portal online, les permitió a dichos proveedores la posibilidad de ingresarlas de forma directa al sistema informático del equipo de cuentas a pagar, sin restricciones horarias.

Desafíos de la autogestión de proveedores

La adopción por parte de CGC del Portal de Proveedores, con sus ya mencionadas ventajas, también planteó un desafío: acompañar eficientemente la curva de aprendizaje de los proveedores en el uso de la nueva herramienta electrónica. En las primeras semanas de la implementación se brindaron guías documentales detalladas, pero las crecientes consultas sobre el uso del nuevo portal resaltaron la necesidad de brindar una capacitación más rica en términos explicativos utilizando elementos multimedia y enmarcados en un sistema de gestión del aprendizaje. En esta herramienta de formación se brindarían los detalles de forma visual, paso a paso, y quedaría disponible tanto para los proveedores existentes como para los que fuesen a incorporarse en el futuro.

Nuestro portal de aprendizaje como respuesta al desafío

Desde Aulasneo, propusimos la implementación de nuestra plataforma de elearning, basada en Open edX® e implementada en la nube de Amazon AWS para resolver este desafío. De esta forma CGC podría brindar una experiencia de aprendizaje efectiva para que los proveedores adquirieran los conocimientos necesarios para el manejo autónomo del nuevo portal. Los contenidos desarrollados por Aulasneo en conjunto con el equipo de IT de CGC consistirían en: videos detallados, navegando las pantallas del Portal de Proveedores y destacando los campos y botones claves de cada paso del proceso, documentos complementarios y una guía de preguntas frecuentes. Este enfoque configuraba una solución ideal debido a que serían auto gestionados. El equipo de sistemas aceptó nuestra propuesta y se implementó un portal exclusivo para la capacitación “on-demand” de los proveedores, escalable, disponible 24×7 y con reportes de uso y acceso.

Impacto de la incorporación de nuestra solución

Como resultado de la incorporación del portal de capacitación para los proveedores, se produjo una baja en la carga de trabajo para la mesa de ayuda en lo que respecta a la operatoria y navegación del Portal de Proveedores. Sólo siguieron realizándose y consultando a la mesa de ayuda las consultas excepcionales que no estaban cubiertas en la operatoria habitual.

Las claves de la resolución del desafío de la capacitación masiva de proveedores y en distintas fechas fue incorporar los cursos online auto gestionados, en un entorno escalable (respaldado por recursos de la nube de Amazon AWS, que permiten expandirse según las necesidades de la operación), con una robusta y flexible plataforma que brinde una enriquecedora experiencia de uso como la que brinda Open edX® y con la experiencia del equipo de Aulasneo en la personalización y realización del proyecto integral.

En Aulasneo somos apasionados por la educación y la tecnología. Proveemos soluciones de elearning basados en Open edX® como Service Partners. Estamos basados en Buenos Aires, Argentina. Gran parte de nuestros proyectos están implementados en organizaciones de países de habla hispana (Latinoamérica y España) y también tenemos proyectos activos en otras regiones.

Puede conocer más sobre nosotros en nuestro sitio (https//wwww.aulasneo.com) o contactándonos via email (info@aulasneo.com)

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